ALAT - ALAT ANALISIS DALAM

MANAJEMEN

DISUSUN OLEH

v NUR ANGGRAENI

                              NIM : 14 35 009

SEKOLAH TINGGI AGAMA ISLAM DARUD DA`WAH WAL-IRSYAD

(STAI DDI) MAROS

2015

                                                                    BAB II

                                                           PEMBAHASAN 

A. ALAT-ALAT ANALISIS DALAM MANAJEMEN

1.     Benchmarking

Benchmarking merupakan satu teknik analisis yang secara luas digunakan untuk mencari suatu proses terbaik dalam menghasilkan suatu layanan/produk yang sesuai dengan kebutuhan dan harapan stakeholder dengan cara melihat produk/layanan lain. Misalnya sebuah sekolah/madrasah (sekolah/madrasah A)menginginkan untuk dapat meningkatkan pelaksanaan pendidikan yang ada di sekolahnya. Sekolah/madrasah tersebut kemudianmengidentifikasi sekolah/madrasah lain (sekolah/madrasah B) yang memiliki pelaksanaan pendidikan yang dianggap baik. Sekolah/madrasah yang dianggap baik tersebut (sekolah/madrasah B)kemudian di jadikan patokan dalam mengembangkan peleksanaan pendidikan, maka sekolah / madrasah Aperlu melakukan bencmarking lagi pada sekolah/madrasah lain yang melaksanakan pendidikan yang lebih baik .demikian seterusnya sampai sekolah/madrasah A menjadi sekolah/madrasah terbaik.Pelaksanaan benchmarking di lakukan melakukan melalui tahap-tahap berikut:

a.   Tahap 1 Tinjauan Ulang , pada tahap ini dilakukan:

1)   Identifikasi proses dan produk yang perlu dikembangkan di sekolah/madrasah .

2)   Mengidentifikasi sekolah/madrasah atau institusi lain melakukan praktik terbaik sesuai          dengan proses / produk yang dilakukan dan dikembangkan oleh sekolah/madrasah

3)   Kemudian, laksanakan proses pengambilan data proses ini dapat di lakukan menggunakan kunjungan lapangan. Namun demikian, akan sangat baik jika sebelum dilakukan kunjungan lapangan instrument pengambilan data telah siap digunakan, misalnya daftar pertanyaan , daftar objek yang akan diobservasi , lembar observasi , kamera , alat perekam atau instrument lain yang diperlukan dalam proses pengambilan data.

b.   Tahap 2

Analisis : dari data yang sudah terkumpul, kemudian lakukan identifikasi terhadap :

1)   Factor – factor pentingnya memberikan konstribusi terhadap pencapaian peraktik / produk terbaik

2)   Tingkat kesesuaian proses/ produk yang dilakukan di sekolah/madrasah atau institusi yang memiliki praktik/produk terbaik tersebut dengan karakteristik sekolah/madrasah yang akan mengadopsi praktik/produk tersebut.Lakukanlah identifikasi risiko yang timbul dari proses pengadopsian yang akan dilakukan oleh sekolah/madrasah.

c.   Tahap 3perencanaan : pada tahap ini ditentukan :

1)   Hal – hal yang dapat dicapai lembaga dari proses pengadopsian yang telah dilakukan .

2)   Tahapan – tahapan yang akan dilakukan dalam mencapai berbagi hal tersebut

d.   Tahap 4 impementasi ; pada tahap ini dilakukan langkah – langkah :

1)   Impementasikan kegiatan – kegiatan yang telah direncanakan , utamanya kegiatan – kegiatan yang penting

2)   Lakukan monitoring dengan evaluasi terhadap berbagai kegiatan yang dilakukan dalam rangka pengadopsian

3)   Lakukanlah proses tinjauan manejemen terhadap hasil monitoring dan evaluasi yang telah dilakukan

4)   Carilah carapengembangan berkelanjutan yang sesuai dengan sekolah/madrasah

2. Brain Storming

Teknik brain storming digunakan untuk menyimpulkan sejumlah pendapat dalam satu tim pada kerangka pikir yang sama. Brain storming merupakan teknik yang sangat membantu dalam mencari solusi terhadap suatu masalah yang membutuhkan kreativitas tinggi dalam penyelesaiannya. Dengan teknik ini akan dihasilkan berbagai kemungkinan proses solusi yang bisa dilakukan atau ide-ide yang dapat dievaluasi, di-ranking dan diprioritaskan untuk dilaksanakan. Teknik ini dapat digunakan untuk identifikasi masalah, mencari solusi terbaik atau mencari strategi implementasi yang terbaik.

Brain storming akan sangat baik jika dilakukan pada kelompok dengan 5 sampai 10 anggota. Proses pelaksanaan brain storming perlu difasilitasi, namun dalam pelaksanaannya ,tidak diperlukan pemimpin, sehingga semua orang yang duduk dalam pelaksanaan brain storming . dalam posisi yang sama. Jika ada pemimpin dikhawatirkan kebebasan perpendapat tidak dapat dilakukan, sehingga ide – ide kreatif tidak dapat muncul dalam proses brain storming tersebut. Pelaksanaan brain storming dapat dilaksanakan antara 10 – 20 menit. Jika terlalu lama dikhawatirkan akan terjebak dalam berbagai perdebatan yang mungkin tidak di perlukan.

3. Diagram Tulang Ikan

            Diagram tulang ikan sangat sehsuai untuk digunakan menganalisis penyebab dan dampak sessuatu kejadian .diagram ini biasa juga di sebut diagram ishikawa dalam manejemen mutu diagram ini sering kali digunakan untuk mendiagnosis masalah dan mengembangkan aktifitas tim . proses ini dapat digunakan untuk mengidentifikasi penyebab masalah dengan mendasarkan pada struktur dari gambar hubungan antara satu dengan yang lain, dan untuk menganalisis proses mendasarkan pada tinjauan berbagai factor yang menimbulkan masalah. Aplikasi teknik  ini secara sistematis dapat digunakan untuk :

1.             Identifikasi semua penyebab masalah

2.             Memilah – milah atau mengategorikan

3.             Analisis berbagai hubungan dari penyebab yang signifikan

4.             Menyediakan data untuk dilakukan analisis dengan teknik yang berbeda.

Analisis diagram tulang ikan dapat dilaksanakan melalui tahap – tahap sebagai berikut :

Tahap 1 :

Paparkan diagram pada flipchart/ transparansi .kemukakan pokok masalah yang ingin di pecahkan pada “kepala ikan” . putuskan hal – hal yang menjadi karakteristik yang akan digunakan sebagai “tulang ikan”. hal – hal yang relevan berkaitan dengan tulang ikan dapat meliputi ;

1. Metode , prosedur – prosedur dan tahapan – tahapan dalam proses

2. Material, sumbsr daya yang digunakan langsung ataupun tak langsung

3.SDM, kompetensi .

4. Lingkungan , factor – factor yang mempengaruhi proses

5.Kebijakan , prinsip – prinsip yang dilakukan dalam proses .

Tahap 2

Menggunakan teknik brain storming untuk memecahkan masalah dampak dari masalah , kemudian menempatkan pada tulang ikan.

Tahap 3

Fasilitator mengecek pemahaman masing – masing anggota  dalam kelompok terhadap apa yang telah digambarkan dalam tulang ikan.

Tahap 4

Masukan berbagai masalah tersebut ke dalam diagram tulang ikan sesuai dengan kategorinya berbagai koreksi dapat dilakukan pada diagram tersebut.

Tahap 5

Anggota tim mengidentifikasi berbagai factor yang signifikan. Factor – factor yang tidak signifikan atau masuk dalam prioritas yang rendah dapat dihapus dengan mendasarkan pada pendapat mayoritas anggota.

Tahap 6

Anggota tim mengidentifikasi factor – factor yang signifikan atau memiliki prioritas yang tinggi dengan mendasarkan pada suara terbanyak .factor – factor tersebut itulah yang kemudian dijadikan sebagai peta dalam diagram ishikawa.

Ø     LINGKUNGAN                        SUMBERDAYA                       KEBIJAKAN

EKOMI NEGARA DALAM                                       PERPUSTAKAAN YANG TERBATAS

KEADAAN ESESI SEHINGGA TERJADI                               BUKU-BUKU YANG KADARLUARSA                   

 BERBAGAIPOTONGAN ANGGARAN                 KETERBATASAN RUANG LAB

STAFF

PENGALAMAN YANG TERBATASPEMBELAJARAN YANG

PENGETAHUAN YANG TIDAK DIUPDATE                                                TRADISIONAL                                                                                                                                                                                                 KUALITAS

                                                SISWA                                                    METODE                        LULUSAN YANG

                SDM                        MOTIVASI RENDAH,                                                                    TIDAK

   TIDAK SUKA MEMBACA,                                                                   KOMPETITIF

KEHIDUPAN SOSIAL YANG JELEK.

            Gambar 8.1 Contoh Penggunaan Diagram Ishikawa

4. Five  “ Hows” , Five “Whys”

            Dua teknik ini adalah sama, namun digunakan untuk keperluan berbeda. Teknik Five “Hows” digunakan untuk mencari solusidari suatu masalah, sedangkan Five “Whys” digunakan untuk mengatauhui penyebab suatu masalah.

Contoh 1 :

Susunan akademik yang jelek

Why? 1

Mengapa para guru tidak memiliki kemandirian dalam pengembangan keilmuan ?

Why ? 2

Mengapa pendanaan yang dilakukan tidak berfokus pada kegiatan akademik.

Why ? 3

Mengapa siswa tidak sering terlibat pada kegiatan akademik.

Why ? 4

Mengapa minat baca siswa rendah.?

Why ? 5

Mengapa pusat – pusat studi siswa dan guru belum ada ?

Contoh 2

Mengembangkan suasana akademik di masing – masing kelas

How ? 1Bagaimana membuat para guru memiliki kemandirian dalam pengembangan keilmuan ?

How ? 2 Bagaimana membuat fokus pendanaan pada kagiatan akademik ?

How ? 3 Bagaimana mengarahkan siswa untuk terlibat lebih banyak pada kegiatan akademik ?

How ? 4 Bagaimana meningkatkan minat baca siswa ?

How ? 5 Bagaimana membuat pusat – pusat dosen dan siswa ?

5. Forcefield Analysis

Analisis ini sangat bermanfaat untuk digunakan dalam membantu memahami masalah – masalah dalam pencapaian sasaran perubahan melalui pemanfaatan factor pendorong dan factor penghambat pada situasi yang ada .dengan dipahaminya situasi yang ada , maka kekuatan yang di miliki bisa di kembangkan dan kelemahan yang ada bisa direduksi . tahapan – tahapan forcefield analysis dapat di lakukan sebagai berikut.

a.Tahap 1 Fasilitator menyetujui topic yang diajukan oleh kelompok untuk dianalisis ( penentuan topic dapat dilakukan dengan menggunakan teknik brain storming )

b.Tahap 2 Masing – masing anggota tim menganalisis lembar forcefield analysis yang diberikan.

c.Tahap 3  Fasilitator mengidentifikasi , membuat prioritas dan merekam pendapat kelompok. Persepsi tentang factor kekuatan dapat dilihat dari kolom daya dorong.

d.Tahap 4 Tim menyetujui factor daya dorong yang akan menjadi prioritas untuk dikembangkan yang akan menjadi sasaran khusus dalam implementasi.

Contoh :

Penerapan Penilaian Guru Oleh Siswa

Daya Dorong	Daya Penolak
Dukungan manajemen yang baik.	Guru merasa tidak sepantasnya siswa.menilai gurunya
Hasil penilaian digunakan untuk mengembangkan karier.	Sebagian beras guru tidak peduli dengan pengembangan karier.
Peningkatan mutu pembelajaran.	Guru merasa proses pembelajaran yang dilakukan selama ini sudah baik.
Iklim pelaksanaan penilaian dosen oleh mahasiswa yang kondusi.f	Hubungan guru dengan manajemen sekolah tidak begitu harmonis.

Peta analisis tersebut dapat digambarkan sebagai berikut :

Daya Dorong	Daya Penolak
Kekuatan yang menopang ide – ide peningkatan mutu.	Kekuatan yang menghambat ide- ide peningkatan kualitas.

Perubahan yang diajukan dan langkah – langkah yang ditawarkan.

Perubahan yang dihambat dan factor –faktor yang dinetralisasi.l

6. Measurement Chart

                 Metode ini dapat memberikan grafik yang mewakili tren dari suatu keadaan. Dapat juga memberikan gambaran terhadap praktik yang tidak sesuai (non – conformance )pandangan umum tentang sesuatu, dan mengukur perubahan pada kurun waktu tertentu. Tahap ini diawali dengan mengidentifikasi berbagai hal dalam lingkup tertentu dengan menggunakan angket.Hasil jawaban angket digunakan untuk menggambar grafik.

          KEPUASAN SISWA MA TERHADAP KETERAMPILAN

         MENGAJAR GURU FIQIH SEMESTER GANJIL 2005 / 2006

§  KurangSedang                              Baik

Gambar 1.1 Contoh Grafik Measurement Chart

7. Analisis Pareto

Teknik ini digunakan untuk menentukan elemen – elemen vital dalam suatu masalah. Pendekatan ini ditemukan oleh ekonom Italia Pareto yang terkenal dengan pendekatan 80 /20 hepotesis , yaitu pendekatan yang menjelaskan bahwa 80% masalah disebabkan oleh 20% proses. Analisis pareto ini digunakan untuk mengidentifikasi penyebab utama dari suatu masalah.

a.       Tahap 1

Rumuskan masalah yang akan dianalisis , jenis data yang diperlukan , bagaimana mengumpulkannya. Misalnya manajemen hendak mengetahui kepuasan stakeholder terhadap layanan lembaga, maka perlu ditentukan hal – hal berikut :

1.       Permasalahan : kepuasan pelanggan terhadap layanan lembaga

2.       Data yang diperlukan : pendapat mahasiswa, orang tua, dosen, staf administrasi.

3.       Pengumpulan data : wawancara, angket atau pertemuan – pertemuan.

b.      Tahap 2

Data yang sudah masuk dilakukan penyusunan atau tabulasi, kemudian gambarkanlah pada diagram dimulai pada data yang paling besar sampai yang paling kecil.

c.       Tahap 3

Mendasarkan pada diagram pareto yang telah di gambar tersebut kemudian dapat diketahui masalah – masalah utama yang harus dipecahkan.

DIAGRAM PARETO TENTANG PENYEBAB KETIDAK

     AKURATAN PENILAIAN GURU DI MADRASAH

           TSANAWIYAH SE KECAMATAN KOTA

Series 1 : pedoman tentang penilaian

Series 2 : kemampuan guru dalam evaluasi pembelajaran

Series 3 : semangat kerja guru

Gambar 1.2 Contoh Diagram Pareto

8.  Problem Solving Techniques

Metode pendekatan problem solving meningkatkan kemungkunan penyelesaian masalah dengan lebih cepat.Pendekatan diagnosis memungkinkan untuk mendapatkan hasil penyelesaian masalah dengan lebih baik. Hal ini penting dibandingkan dengan menggunakan instuisi, sehingga menghasilkan penyelesaian dengan memiliki kategori sebagai berikut :

1.Hasil penyelesaian termasuk mampu mengatasi beberapa hal, seperti penyelesaian dari gejalah, bukan masalah.

2.Penyelesaian masalah tetapi dengan biaya tinggi

3.Penyelesaian satu masalah yang menimbulkan masalah baru.

4.Tidak menyelesaikan masalah tetapi belajar untuk hidup dengan masalah.

IDENTIFIKASI

               Tahapan-tahapan penyelesaian masalah tersebut dapat digambarkan  sbb:

PEMAHAMAN MASALAH

                                                                                                    

DIAGNOSIS

                                                                                       

PENGEMBANGAN

                                                                                                                                                                                                                                                                         

PENYELESAIAN MASALAH

                                                                                     

MEMILIH DAN MENERAPKAN SOLUSI

             

                                                                                              

PASTIKAN BAHAYA SOLUSI BERJALAN DENGAN BAIK

MONITORING DAN TINJAUAN ULANG

 

              Gambar 8.4 Tahapan Penyelesaian Masalah

Pada tahap awal dilakukan tahap pemahaman masalah. Pada tahap ini dilakukan proses identifikasi masalah. Proses identifikasi ini digunakan untuk mengetahui masalah yang ada dan masalah yang potensial .proses identifikasitersebut kemudian dilanjutkan dengan proses diagnosis masalah. Pada tahap ini dilakukan upaya untuk mengetahui tingkat kekrusialan suatu masalah.Termasuk juga upaya untuk mengetahui akar penyebab masalah.

        Pada  tahap kedua dilakukan penyelesaian masalah. Pada tahap kedua ini dilakukan pengembangan solusi.Kegiatan ini bertujuan untuk mencari berbagai alternative solusi yang ada, kemudian dengan mendasarkan berbagai pertimbangan maka dipilihlah satu alternative yang kemudian diterapkan untuk menyelesaikan masalah yang ada.

        Proses penerapan harus dipastikan bahwa implementasi dari penerapan solusi berjalan dengan baik. Upaya untuk memastikan bahwa implementasi rencana solusi berjalan dengan baik dilakukan melalui proses monitoring dan evaluasi.

BAB III

PENUTUP

A.  KESIMPULAN

              Alat – alat analisis dalam manajemen terbagi atas beberapa bagian yaitu :

a)   Benchmarking merupakan satu teknik analisis yang secara luas digunakan untuk mencari suatu proses terbaik dalam menghasilkan suatu layanan yang sesuai dengan kebutuhan dan harapan stakeholder dengan cara melihat produk layanan lain.

b)   Brain storming digunakan intuk menyimpulkan sejumlah pendapat dalam satu tim pada kerangka piker yang sama. Ini sangat membantu dalam mencari solusi terhadap suatu masalah yang membutuhkan kreativitas tinggi dalam penyelesaiannya.

c)   Diagram Tulang Ikan digunakan untuk menganalisis suatu kejadian.

d)   Five “hows”, di gunakan untuk mencari solusi dari suatu masalah. Sedangkan Five “Whys”  di gunakan untuk mengetahui PENYEBAB dari suatu masalah.

e)   Forcefield analysis bermanfaat untuk digunakan dalam membantu memahami  masalah – masalah dalam pencapaian sasaran perubahan melalui pemanfaatan faktorpendorong dan factor penghambat pada situasi yang ada.

f)    Measurement Chart memberikan gambaran terhadap praktik  yang tidak sesuai , pandangan umum tentang sesuatu, dan mengukur perubahan pada ukuran waktu tertentu.

g)   Analisis pareto digunakan untuk menentukan elemen – elemen vital suatu masalah.

h)   Problem solving techniques meningkatkan kemungkinan masalah dengan lebih cepat.

B.  Saran

            Setiap manusia harus mempunyai manajemen dalam menyelesaian suatu permasalahan.Maka dari itu sebagai makhluk sosial yang berakal budi, pandai – pandailah untuk me manajemen diri sendiri. Semoga penjelasan pada bab pembahasan dapat bermanfaat bagi yang membacanya, serta dapat memetik  arti sebuah  alat – alat dalam manajemen.